B.     Bewaarstrategieën

4.     Migratie

Migratie is de bewaarstrategie waarbij digitale documenten naar een geschikt archiveringsformaat worden omgezet. Dit wordt momenteel het meest toegepast bij de archivering van digitale archiefdocumenten.

Aangezien geschikte archiveringsformaten bij voorkeur standaardformaten zijn, is dit de bewaarstrategie waarbij de digitale documenten naar een standaardformaat worden omgezet. Standaarden zijn in principe gedocumenteerd, stabiel en niet afhankelijk van één producent. Migratie wordt soms ook wel aangeduid met ‘transformatie’ of ‘normalisatie’ wanneer standaarden als doelformaat worden gebruikt.

Voordelen van migratie als bewaarstrategie:

• digitale archiefdocumenten worden niet in een producent-, software- of versiegebonden formaat bewaard
• de specificatie van het bestandsformaat is beschikbaar: op basis van deze documentatie kan ten allen tijd een nieuwe viewer geprogrammeerd worden
• beschikbaarheid van omzettingstools: er zijn niet alleen veel omzettingstools op de markt, migraties zijn ook gemakkelijk te realiseren met behulp van wijdverspreide computerprogramma’s.

Nadelen:

• deze bewaarstrategie is sterk gebonden aan standaarden. Standaarden hebben echter een aantal nadelen:
• hun ontwikkelingsproces neemt veel tijd in beslag: standaarden kunnen de marktevolutie niet even snel volgen
• standaarden worden niet altijd nauwgezet toegepast of geïmplementeerd: standaarden worden soms uitgebreid om extra functionaliteiten mogelijk te maken waardoor de documenten niet meer ten volle uitwisselbaar zijn
• standaarden ondersteunen nagenoeg geen applicatie-eigen functionaliteiten
• niet alle standaarden zijn wijdverspreid of hebben voldoende marktpenetratie
• standaarden hebben geen onbeperkte levensduur
• voor bepaalde bestandsformaten zijn geen geschikte archiveringsformaten beschikbaar
• de oorspronkelijke eigenschappen of functionaliteiten van het bronformaat kunnen maar zelden integraal worden overgezet naar het doelformaat: migratie gaat in veel gevallen met verlies gepaard
• bij elk omzettingsmoment is de authenticiteit van de archiefdocumenten bedreigd.

Migratie is momenteel de meest toegepaste bewaarstrategie voor digitale archiefdocumenten. Bij migratie dient men er wel over te waken dat er geen essentiële informatie verloren gaat of de authenticiteit van de digitale archiefdocumenten wordt geschonden. Dit is op zich geen belemmering voor de toepassing van de migratiestrategie. Mits een grondige analyse van bron- en doelformaat kan men risico’s vermijden en het verlies tot een minimum beperken. Gekoppeld aan archiefwaardering moet dit tot overname van alle essentiële en zoveel mogelijk incidentele eigenschappen leiden.

Rekening houdende met de grote hoeveelheid digitale archiefdocumenten dient een migratiestap geautomatiseerd uitgevoerd te worden. Manuele omzettingen zijn arbeidsintensief en niet altijd even accuraat. Geautomatiseerde migraties stellen een aantal bijzondere eisen aan het omzettingsproces:

• uitgebreide testfase van de procedure en omzettingsoperatie alvorens tot effectieve toepassing over te gaan
• omzettingstool:
• uitgebreid testen en controleren zodat men zeker is dat in alle scenario’s de omzetting correct wordt toegepast
• voorzien van een foutenopsporingsmechanisme en error-handling
• kwaliteitscontrole en validatie van de omgezette bestanden
• registreren van de documenten die niet correct kunnen omgezet worden zodat deze achteraf manueel gemigreerd kunnen worden.

Andere webpagina's in dit hoofdstuk:

• 1. Hard copy
• 2. Bewaren van de technologie
• 3. Conversie
• 5. Besluit: DAVID bewaarstrategie