B.     Bewaarstrategieën

Digitale archiefdocumenten zijn digitale objecten. Voor de lange termijnarchivering van digitale objecten kunnen verschillende bewaarstrategieën worden toegepast. Hieronder worden de meest courante bewaarstrategieën besproken en wordt nagegaan in welke mate deze geschikt zijn voor de bewaring van digitale archiefdocumenten[1]. Volgende bewaarstrategieën worden besproken:

1. 1. Hard copy
2. 2. Bewaren van de technologie
3. 3. Conversie
4. 4. Migratie
5. 5. Besluit: DAVID bewaarstrategie

1.     Hard copy

In de hard copy strategie wordt het digitaal archiefdocument overgezet naar microfilm of afgedrukt op papier.

De archiefwetenschap gaat echter uit van de archivering van archiefdocumenten in hun oorspronkelijke, primaire vorm: wat digitaal (op papier) ontstaat, wordt digitaal (op papier) gearchiveerd. Bij omzetting naar papier of microfilm gaat een essentiële karakteristiek van het archiefdocument (“het digitaal-zijn”) verloren. Alleen al vanwege deze reden wordt de hard copy strategie beter niet toegepast. Bovendien spelen bij overzetting naar papier of microfilm nog andere factoren mee:

• de archiefdocumenten verliezen hun ‘digitale voordelen’ zoals herbruikbaarheid, centrale bewaring en decentrale terbeschikkingstelling, geautomatiseerde archiefbeschrijvingen en zoekopdrachten, enz.
• functionaliteiten of bepaald gedrag van het digitaal archiefdocument gaan verloren
• voor de vernietiging en de vervanging van archiefdocumenten is de goedkeuring van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigde vereist (art. 5 Archiefwet 24 juni 1955)
• moeilijk te vermijden dat de digitale versies nog worden gebruikt als basis voor de handelingen: de vertrouwdheid met digitale informatie groeit en de digitale versies zal men in werkprocessen als de primaire kopie blijven beschouwen én gebruiken.
• niet alle essentiële informatie wordt altijd afgedrukt
• niet alle digitale archiefdocumenten kunnen gemakkelijk naar papier of microfilm worden overgezet (bijv. GIS, CAD, multimedia objecten, databanken)
• hogere kostprijs: overzetten naar papier en microfilm is duurder dan digitale archivering.

Afdrukken op papier of overzetten op microfilm kan in principe enkel als tijdelijke archiveringsoplossing worden toegepast, in afwachting van een volwaardige digitale archiveringsprocedure. Deze optie is overigens niet toepasbaar voor alle types digitale documenten; enkel digitale archiefdocumenten met een papieren equivalent kunnen gemakkelijk afgedrukt. Een belangrijke vereiste is dat alle essentiële informatie mee wordt afgedrukt op papier of microfilm.

Andere webpagina's in dit hoofdstuk:

• 2. Bewaren van de technologie
• 3. Conversie
• 4. Migratie
• 5. Besluit: DAVID bewaarstrategie

[1]F. BOUDREZ, Het digitaal archiveringssysteem: beheersinventaris, informatielagen en beslissingsmodel als basis, Antwerpen, 2001; K. THIBODEAU, Overview of technological approaches to digital preservation and challenges in coming years, in: The State of Digital Preservation: An International Perspective, 2002, p. 4-31; (http://www.clir.org/pubs/reports/pub107/thibodeau.html ); TESTBED DIGITALE BEWARING, Migratie: context en huidige stand van zaken, Den Haag, 2001, p. 6-8 (http://www.digitaleduurzaamheid.nl ).